Większość z nas niestety żyje w biegu. Obowiązków jest coraz więcej, dochodzi do tego wszechobecna presja, że trzeba lepiej, szybciej, skuteczniej. To, że ciało od tego potrafi wysiąść, jest oczywiste. To, jak taki natłok zadań (i myślenia o zadaniach) potrafi stworzyć chaos w głowie, jest coraz bardziej oczywiste. Dziś przeczytasz nie tyle o tym, jak sprawniej wykonywać listę „to do” (choć paradoksalnie może tak się zdarzyć). Bardziej skupimy się na tym, jak poskromić chaos w głowie.
Dlaczego myślenie tak męczy?
Załóżmy, że jesteś typowym dorosłym – masz dużą listę zadań związanych z prowadzeniem domu oraz pracą i/lub opieką nad innymi członkami rodziny. Do tego chcesz czasem zrobić coś dla siebie. Ale ważne też jest odwiedzenie wszystkich przyjaciół i członków rodziny, z udzieleniem im wsparcia, gdy mają problemy. Warto by też było stale się rozwijać, oglądać webinary, chodzić na jogę, remontować zabytkowe samochody. Oczywiście, dom z zewnątrz musi wyglądać idealnie. I nie zapomnij zadzwonić do lekarza umówić wizytę! Ach, i pamiętaj, Twoje dzieci muszą chodzić na zajęcia dodatkowe kilka razy w tygodniu, a pies być co tydzień u psiego fryzjera! Pracujesz? Oczywiście musisz starać się o awans i wyższe zarobki. Makijaż? Codziennie, perfekcyjny. Broda? Zawsze idealnie przystrzyżona.
No i oczywiście to wszystko musisz ogarnąć z uśmiechem na ustach! W krótkim czasie i perfekcyjnie. Dlaczego? Bo inni przecież tak robią. Skąd to wiesz? Widzę te ładne ogródki, wysprzątane domy, wakacje all inclusive dwa razy w roku. Im to pewnie przychodzi z łatwością…
Stop!
Odnajdujesz się w tym opisie? Presji, że trzeba teraz zaraz wszystko?
Nie będę negocjowała, czy lista zadań, którą masz w głowie, jest realna, albo czy można z niej coś wykreślić. Mam świadomość (i doświadczenie!), że czasami naprawdę nie można z czegoś zrezygnować.
Problemem jest jednak nie tylko ilość obowiązków, ale też sposób, w jaki funkcjonują one w głowie.
Często jest tak, że ciągle myślimy o tym, co jest do zrobienia. Siedząc w pracy już mamy poczucie winy, że nie zdążymy zrobić zakupów, przygotować dwudaniowego obiadu i skosić trawnika. Grabiąc liście myślimy o tym, że jutro w pracy trzeba załatwić 5 ważnych spraw. Do tego rozglądasz się wokół i widzisz drobne rzeczy: a to do naprawy, a to do załatwienia, a to do wystawienia na sprzedaż lub wyrzucenia. Przecież to są tylko drobiazgi! Ale ich mnogość sprawia, że:
- zaczynasz gubić się w chaosie rzeczy do zrobienia
- nie wiesz, od czego zacząć i w końcu robisz kilka rzeczy jednocześnie (niczego nie kończąc)
- nie jesteś w teraźniejszości, tylko myślisz do przodu, co jeszcze jest do zrobienia (co może wywołać niepokój)
- nasila się zmęczenie psychofizyczne i rośnie przez to irytacja (która również jest męcząca)
- w głowie zaczyna sią nagonka na samego siebie (inni dają radę, a ja nie, co ze mną nie tak?)
Efekty są dwa:
- Po jakimś czasie faktycznie niewiele z listy rzeczy do zrobienia ubywa.
- Chaos w głowie i ciągłe myślenie o rzeczach do zrobienia sprawia, że Twój mózg (procesor) zaczyna się przegrzewać i nawet fizycznie odczuwasz jeszcze większe zmęczenie.
Tak, nadmierne myślenie może zmęczyć fizycznie, zabrać moce przerobowe i ostatecznie faktycznie nie masz jak zabrać się za swoje obowiązki.
Poskromić chaos w głowie – skuteczne planowanie od podstaw
Gdy to wszystko, co napisałam powyżej, zaczyna się nasilać i zapętlać, osoba tym dotknięta często ląduje u psychologa z objawami zaburzeń lękowych lub innych problemów emocjonalnych, zazwyczaj ze złością. Oczywiście, głównym zaleceniem jest wtedy odpoczynek (w głowie i fizyczny) oraz odpuszczenie tego, co można.
Co jednak zrobić z chaosem w głowie, gdy już nie ma co odpuścić?
Jest taka fajna, prosta metoda, którą sama stosuję, gdy zaczynam się przyłapywać na chaosie w głowie.
- Weź kartkę A4 (lub kilka) i coś do pisania. Przejdź się po całym domu/ogrodzie i spisz wszystkie rzeczy, które wymagają działania (zarówno teraz, jak i w trochę dalszym czasie).
- W podobny sposób spisz wszystkie obowiązki zawodowe i rodzinne.
- Jeżeli czujesz taką potrzebę, dorzuć do tego sprawy związane z rozwojem albo innymi ważnymi dla Ciebie obszarami.
- Ważne: to muszą być naprawdę konkretne zadania. Nie: ogarnąć ogród. Tak: skosić trawę, posadzić 5 krzewów, przyciąć jabłonkę. Nie: osiągnąć sukces finansowy. Tak: porozmawiać z szefem, rozejrzeć się za inną pracą.
Zrobione? Pewnie w tej chwili czujesz przytłoczenie, bo spisanie chaosu na kartce (kartkach?) sprawiło, że jest tego ogromna ilość. Możliwe też, że już kiedyś taką listę stworzyłeś/łaś i na tym się skończyło, bo jej długość przytłoczyła.
Dlatego ważniejszy jest kolejny krok.
Poskromić chaos w głowie i życiu – odpowiednie priorytety
Kolejny etap możesz wykonać na kilka sposobów. Będą potrzebne 3 kartki A4. Każdą z nich podpisz u góry, kolejno:
- Pilne
- Może trochę poczekać
- Kiedyś, gdy będzie więcej czasu
Oczywiście określenia te możesz zmodyfikować pod siebie. Ważne, by tytuły jasno wskazywały, jaki jest priorytet zadań.
I teraz chyba najtrudniejsze: Twoje zadanie polega na podzieleniu zadań z pierwszej listy na odpowiednie kategorie. Trudne będzie to, że za dużo rzeczy może wlecieć na listę „pilne”. Patrz na proporcje między zawartością kartek i weryfikuj na bieżąco.
Możliwe, że przyda Ci się jeszcze jedna kartka, na rzeczy drobne, których wykonanie zajmie nie więcej, niż 5 minut (łącznie z przygotowaniem się do wykonania tego zadania). Tu będą wszystkie drobiazgi typu włączyć czyszczenie zmywarki, wynieść śmieci, dolać płynu do spryskiwaczy. Ta kategoria ma zawierać zadania proste w obsłudze, które naprawdę są błyskawiczne i można je zrobić czekając np. na zagotowanie się wody w czajniku. Takich zadań mamy często w życiu bardzo dużo i to one najczęściej zagracają nam głowę. Jednocześnie są tak małe, że łatwo je przeoczyć, gdy są zasłonięte przez duże zadania.
Co, gdy zadań nawet teraz jest za dużo?
Cóż, bywa w życiu tak, że podejmujemy się jednocześnie wielu ról. Rozpisanie zadań nawet na 3 kartkach może być za małą segregacją, dającą nadal efekt przytłoczenia. Spróbuj wtedy najpierw podzielić swoje obowiązki na kategorie, np. praca, dom, rodzina, ogród, samochód, itp. Jedna kartka to jedna taka kategoria. Obracasz ją poziomo i rysujesz trzy kolumny, które opisujesz zgodnie z wcześniejszą instrukcją. Tu też możesz dorzucić czwartą kolumnę na drobiazgi poniżej 5 minut.
I to już?
Aż tak dobrze nie ma 🙂 Ideą tego zadania jest odciążenie głowy z ciągłego myślenia, co jest do zrobienia oraz od czego zacząć. Kolejność jest dyktowana odgórnie. Nie zabierasz się za zadania z kategorii „Może poczekać” oraz „Kiedyś w przyszłości” dopóki nie opróżnisz (lub znacząco skrócisz) listy „Pilne”.
Odchodzi myślenie, co trzeba zrobić i w jakiej kolejności – a przynajmniej proces tego myślenia staje się krótszy. Powinno to do pewnego stopnia uspokoić głowę. Procesor, jakim jest mózg, będzie mógł się schłodzić, zresetować zasoby i w efekcie wykonywać kolejne zadania sprawniej.
Są oczywiście pułapki. Ważne jest, żeby wykreślając zadania już wykonane (wykreślanie ma moc!) nie dopisywać więcej nowych, niż jest to konieczne. Gdy kartki przestają być czytelne (i atrakcyjne wizualnie, bo to dla niektórych też będzie miało znaczenie), przepisujesz je od nowa.
I tak w kółko – to może dziać się bez końca.
Dla mnie takie planowanie jest skuteczniejsze, niż klasyczne robienie ogólnej listy rzeczy do zrobienia i rozpisywanie ich na kolejne dni w kalendarzu. Podejście z trzema kategoriami pozwala mi zobaczyć całokształt zadań na najbliższy czas i odetchnąć z ulgą, że nie wszystko trzeba teraz, już, zaraz. Jest to też metoda elastyczna, można w każdej chwili coś dopisać, wykreślić. Jest dobra do kalendarzy szalonych (takich, jak mój), gdzie czasami ciężko coś zaplanować, a czasem zdarza się cały luźny dzień – wtedy biorę odpowiednią kategorię i sprawdzam, co dzisiaj ma sens.
Ważne – a tego sama nadal się uczę – nie brać sobie zbyt wielu zadań na dany dzień. Jedno zadanie na dzień to często naprawdę dużo i więcej nie wciśniesz. Mi trudno jeszcze czasem sobie z tym poradzić i próbuję rozciągnąć dobę do granic możliwości.
Jakie są słabe punkty tego systemu?
Niestety, nie jest to system idealny.
Przede wszystkim nie rozwiąże całego problemu z chaosem. To jedynie (lub aż) narzędzie do uporządkowania tego, co chaos w zadaniach potrafi zrobić z myśleniem. Jeżeli trudnością jest samo rozpoczynanie realizowania zadań, to czasem taka lista może okazać się wybawieniem – ale tylko wtedy, jeżeli to nadmierne myślenie odbiera siły do działania. W przypadku głębszej prokrastynacji lub innych trudności może to nie wystarczyć.
To narzędzie nie zastąpi również terapii, jeżeli problem leży głębiej, np. w problemach ze schematami poznawczymi, emocjami, podejrzeniem ADHD. Gdy wewnętrzny krytyk jest bardzo opresyjny i marudny, może podpowiadać zbyt dużo zadań do kolumny „pilne”. Gdy dominuje głos szukający ciągłego odpoczynku, wszystko może wpaść do kolumny „może kiedyś w przyszłości”.
